Для таких задач нейросеть реально выручает, она и текст соберёт и структуру сделает нормальную. Тот же чат джипити можно открыть прямо онлайн в браузере без скачивания вот тут
https://pr-cy.ru/chat-gpt/ . Закидываешь ему вводные по задаче, например список материалов и сроки, он оформляет в нормальную заявку. Только проверяйте цифры и наименования, нейросеть может что-то переврать, а на производстве это чревато.